Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 8 juli 2026
Deze verklaring beschrijft de verwerkingen waarvoor InvoicePilot verwerkingsverantwoordelijke is (account- en abonnementsgegevens). Voor de order- en eindklantgegevens die wij namens onze zakelijke klanten verwerken, treden wij op als verwerker; dat is geregeld in de verwerkersovereenkomst met die klant.
1. Wie zijn wij
Nuvola Blu BV (handelsnaam: InvoicePilot), KvK 58494642, gevestigd te Pompmolen 1, 3907 GD Veenendaal. Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de in deze verklaring beschreven verwerkingen. Contact voor privacyvragen en -verzoeken: privacy@invoicepilot.nl.
2. Welke gegevens verwerken wij en waarom
| Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, wachtwoord (gehasht), tweefactor-gegevens | Account aanmaken, inloggen en beveiligen | Uitvoering van de overeenkomst |
| IBAN-mandaat (gemaskeerd), betaalstatus, facturen | Abonnement en automatische incasso | Overeenkomst + wettelijke (fiscale) plicht |
| IP-adres, inlogpogingen, audit-logs | Beveiliging, fraudepreventie, tenant-isolatie | Gerechtvaardigd belang |
| E-mailadres, naam | Transactionele e-mail (wachtwoordherstel, account- en factuurmeldingen) | Uitvoering van de overeenkomst |
| E-mailadres, naam, bedrijfsnaam | Tips- en mijlpaalmails over je account, elk met een one-click-afmeldlink | Gerechtvaardigd belang (bestaande klantrelatie) |
| E-mailadres, taal, IP-adres bij aanmelding en bij bevestiging | Levering van de gratis btw-gids plus maximaal drie tips-mails daarna | Toestemming (dubbele opt-in), altijd intrekbaar |
Transactionele e-mail (wachtwoordherstel, factuurmeldingen) versturen we altijd. Tips-, mijlpaal- en btw-gids-mails bevatten een one-click-afmeldlink; gids-mails versturen we alleen nadat je je aanmelding hebt bevestigd (dubbele opt-in).
3. Met wie delen wij gegevens
Wij schakelen de volgende verwerkers in:
- Mollie B.V. (Nederland, EER) — betaalverwerking en incasso.
- mijn.host (Nederland, EER) — hosting van de applicatie en database.
- SMTP.com (Verenigde Staten) — verzending van transactionele e-mail.
- Google — uitsluitend voor “Inloggen met Google” (federatieve login).
- CookieFirst (Digital Data Solutions B.V., Nederland, EER) — vastleggen en beheren van je cookievoorkeuren.
- Google Ireland Ltd. (Google Analytics) — geanonimiseerde websitestatistieken, uitsluitend ná jouw toestemming via de cookiebanner. Doorgifte naar de VS onder het EU-US Data Privacy Framework.
Wij verkopen geen persoonsgegevens. Een actuele lijst van verwerkers is op aanvraag beschikbaar. Welke cookies wij plaatsen en waarvoor, staat in onze cookieverklaring.
4. Doorgifte buiten de EER
Mollie en mijn.host verwerken gegevens binnen de EER. Voor e-mail (SMTP.com), Google-login en Google Analytics vindt doorgifte naar de Verenigde Staten plaats op basis van het EU-US Data Privacy Framework en/of Standard Contractual Clauses.
5. Hoe lang bewaren wij gegevens
- Accountgegevens: gedurende de looptijd van het account + 90 dagen.
- Onze abonnements- en betaalgegevens (de facturen die wij aan jou sturen voor InvoicePilot): 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
- Beveiligingslogs / inlogpogingen: 90 dagen.
- Gegenereerde factuur-PDF's (jouw marktplaatsfacturen): 60 dagen cache, daarna regenereerbaar uit de onderliggende gegevens.
- Btw-gids-aanmeldingen: niet-bevestigde aanmeldingen verwijderen we automatisch na 30 dagen; bevestigde aanmeldingen tot je je afmeldt (daarna bewaren we alleen je e-mailadres en het afmeldmoment, zodat we kunnen aantonen dat we je niet meer mailen).
- Mail-verzendlog: het ontvangstadres wordt na 12 maanden geanonimiseerd.
6. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die op elk moment intrekken. Stuur je verzoek naar privacy@invoicepilot.nl; wij reageren binnen de wettelijke termijn van één maand. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
7. Hoe beveiligen wij je gegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen (TLS), tweefactorauthenticatie voor beheertoegang, strikte scheiding van klantgegevens op databaseniveau, toegangscontrole op basis van least-privilege en audit-logging van beveiligingsrelevante handelingen.
8. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina.